HVHW Huishoudelijk Reglement
Vastgesteld in de Algemene Vergadering van 31 mei 2022

 

HARDRIJVERENIGING DEN HAAG WESTLAND HUISHOUDELIJK REGLEMENT

 

Algemeen

Artikel 1: Huishoudelijk reglement

    1. Dit huishoudelijk reglement is het reglement als bedoeld in artikel 25 van de statuten van de Hardrijvereniging Den Haag Westland, hierna te noemen HVHW.

    1. Een huishoudelijk reglement regelt de interne organisatie en werkwijze van de vereniging in aanvulling op de statuten. Mocht er sprake zijn van tegenstrijdige bepalingen dan zijn de statuten van een hogere orde en daarmee dus leidend.

    2. In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet, of waarover twijfel bestaat, beslist het bestuur.

    3. Wijzigingen in dit Huishoudelijk Reglement behoeven de goedkering van de Algemene Vergadering.

    4. Dit reglement is vastgesteld door de Algemene Vergadering (AV) gehouden op 31 mei 2022.

 

Bestuur, bestuurscommissies en financieel mandaat

Artikel 2: Bestuur

    1. De vereniging heeft ingevolge de statuten een algemeen bestuur:

      1. Het bestuur bestaat tenminste uit drie leden (tenminste 18 jaar) met de functie van voorzitter, secretaris en penningmeester. Deze bestuursleden worden in functie door de Algemene Vergadering benoemd.

      2. Het bestuur kan worden uitgebreid met één of meerdere leden met een specifieke deskundigheid of portefeuille eveneens door de Algemene Vergadering te benoemen.

      3. Ter bevordering van de integriteit van de vereniging, worden kandidaat-bestuursleden voor toetreding tot het bestuur getoetst. Die toetsing vindt ook plaats in het geval van herbenoeming van een zittend bestuurdlid voor een tweede bestuurstermijn.

      4. Het doel van toets is het zekerstellen dat gedrag in het verleden geen bezwaar vormt voor het vervullen van de taken als bestuurslid van de vereniging. Een kandidaat-bestuurslid dient hiertoe een “Verklaring Omtrent

        Gedrag” (VOG) te overleggen. Daarnaast moet de kandidaat zijn identiteit kunnen aantonen door middel van een geldig legitimatiebewijs.

      5. Integriteitstoetsing van nieuwe bestuursleden gebeurt in principe vóór benoeming door de Algemene Vergadering. De Algemene Vergadering kan echter tevens een bestuurslid voorwaardelijk benoemen vooruitlopend op een positieve uitkomst van de toetsing binnen een termijn van maximaal 3 maanden.

      6. Een kandidaat-bestuurslid dat geen VOG kan overleggen, kan niet als bestuurslid aantreden. Indien dit voorafgaand aan de kandidatuur voor de ALV al duidelijk is, kan hij/zij niet worden voorgedragen aan de Algemene Vergadering. Indien dit pas blijkt nadat het kandidaat-bestuurslid voorwaardelijk door de Algemene Vergadering is benoemd of de termijn onder lid e) is verstreken, zal de voorwaardelijke benoeming per direct komen te vervallen.

    2. De voorzitter is belast met:

      1. de algemene leiding van het bestuur;

      2. coördinatie van de activiteiten van het bestuur en is eindverantwoordelijk voor de uitvoering van het bestuursbeleid;

      3. het erop toezien dat de bestuursleden de hun bij het huishoudelijk reglement opgelegde werkzaamheden naar behoren verrichten;

      4. het leiden van de bestuurs-en algemene vergaderingen;

      5. het namens de vereniging aanwezig zijn bij plaatselijk/regionaal/landelijk bestuurlijk overleg;

      6. de woordvoering namens de vereniging.

    3. De secretaris is belast met:

      1. het in overleg met de voorzitter/penningmeester opstellen van de agenda voor een bestuursvergadering en algemene vergadering;

      2. het bijhouden van de notulen van de vergaderingen;

      3. het aankondigen van vergaderingen, bijeenkomsten, verkiezingen en stemmingen;

      4. het voeren van correspondentie en archiveren daarvan van alle door hem ontvangen en verzonden brieven, voor zover dit niet behoort tot de taak van een ander bestuurslid;

      5. het opstellen van een jaarverslag;

      6. het schriftelijk mededelen van een schorsing of ontzetting, als bedoeld in artikel 10 van de statuten.

    4. De penningmeester is belast met:

       

      1/11

      HVHW Huishoudelijk Reglement
      Vastgesteld in de Algemene Vergadering van 31 mei 2022

       

      1. de inning en het beheer van de gelden van de vereniging;

      2. het bijhouden van de boekhouding;

      3. het voeren van correspondentie over financiële zaken en het archiveren van alle door hem ontvangen en verzonden brieven voor zover de betrekking hebben op de financiën van de vereniging;

      4. het indienen van een jaarbegroting;

      5. het opstellen van een financieel verslag;

      6. Regelt verzekeringen, subsidies;

      7. Doet voorstellen aan het bestuur voor de hoogte van de contributies.

    5. Het bestuur vergadert zo vaak als nodig maar tenminste 4x per jaar.

    6. Bestuursvergaderingen kunnen ook online gehouden worden

    7. Onder verwijzing naar Artikel 5: voert het bestuur tenminste 2x per jaar een gezamenlijk overleg met de voorzitters van de door het bestuur opgerichte commissies. Daarnaast zal een vertegenwoordiger vanuit het bestuur met enige regelmaat aansluiten bij vergaderingen van een der commissies.

    8. Het bestuur stelt jaarlijks een begroting op waarin de kostenramingen van de commissies zijn gespecificeerd. Deze begroting wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de AV

    9. De AV komt minimaal eenmaal maar bij voorkeur tweemaal per jaar bijeen: een voorjaarsvergadering (verplicht) voor onder meer vaststelling van het budget en contributie, en een najaarsvergadering voor onder meer de vaststelling van de jaarrekening.

    10. Het bestuur is niet aansprakelijk voor letsel en/of schade, in welke mate dan ook, toegebracht aan leden en/of ouders en overige aanwezigen tijdens trainingen en/of wedstrijden die plaatsvinden buiten of op de ijsbaan van de Uithof of welke accommodatie dan ook waar wedstrijden en/of trainingen van HVHW plaatsvinden.

    11. Evenmin is zij aansprakelijk voor diefstal van persoonlijke eigendommen van leden en/of begunstigers. Schade aan eigendommen van de vereniging of van de ijsbaan waar de vereniging onderdak heeft of krijgt, wordt in rekening gebracht bij degene die de schade heeft veroorzaakt.

Artikel 3: Aftredingsschema

    1. Voor de bestuursleden geldt een zittingstermijn van drie jaren.

    2. Alle bestuursleden kunnen terstond door de AV worden herbenoemd voor een nieuwe periode van drie jaren. Daarna is herbenoeming niet meer mogelijk.

    3. Ter borging van de continuïteit treden de in functie benoemde bestuursleden zo mogelijk jaarlijks om beurten af, te beginnen met het langst zittende lid.

 

Artikel 4: Financieel mandaat tot het doen van betalingen

    1. Betalingen vinden in beginsel slechts plaats door bij de KvK geregistreerde tekenbevoegde bestuursleden. Dat zijn minimaal de penningmeester en de voorzitter.

    2. Het financieel beheer ligt primair in handen van de penningmeester. De voorzitter (en eventueel anderen) zullen zich daarom in de praktijk onthouden van het doen van betalingen en slechts in noodgevallen gebruikmaken van hun bevoegdheid.

    3. Voor de volgende betalingen is geen aanvullende goedkeuring noodzakelijk en vindt eventuele toelichting en verantwoording richting de AV achteraf plaats:

      1. Stortingen op en overboekingen tussen HVHW-rekeningen;

      2. Declaraties van trainersvergoedingen tot een maximum van de maximale fiscaal vrijgestelde

        vrijwilligersvergoeding (voor 2021 is dat €1800) mits door betrokken commissie goedgekeurd;

      3. Overige declaraties door leden/ vrijwilligers tot €1000 voor uitgaven waarvoor van tevoren reeds door het

        bestuur toestemming is verleend;

      4. Reguliere - al dan niet jaarlijks terugkerende - betalingen aan derden (zoals lidmaatschap KNSB, abonnementsgelden, ijshuur en verzekeringen) conform de lopende begroting;

      5. Niet-reguliere uitgaves & betalingen aan derden tot maximaal €500 per keer slechts op basis van op een naam van HVHW gestelde factuur.

    4. Voor de volgende betalingen is naast goedkeuring van de penningmeester ook instemming van de voorzitter noodzakelijk, maar vindt eventuele toelichting en verantwoording richting de AV achteraf plaats:

      1. overige declaraties door leden/vrijwilligers boven €1000 tot een maximum van €5000, mits gespecificeerd én

        waarvoor van tevoren door het bestuur toestemming is verleend;

      2. niet-reguliere uitgaves & betalingen aan derden van €500 tot maximaal €5000 per keer slechts op basis van op een op naam van HVHW gestelde factuur,

         

        2/11

        HVHW Huishoudelijk Reglement

        Vastgesteld in de Algemene Vergadering van 31 mei 2022

         

      3. niet-reguliere uitgaves boven €5000 op basis van een eerder door de AV goedgekeurde verplichting

    5. Alle overige betalingen dienen eerst als voorgenomen verplichting aan het bestuur of (al dan niet als onderdeel van de begroting) ter goedkeuring aan de AV te worden voorgelegd.

 

Artikel 5: Commissies

    1. HVHW heeft binnen de vereniging een grote behoefte aan vrijwilligers die naast de bestuurstaken praktische zaken willen regelen of aan evenementen kunnen meewerken. HVHW verwacht van haar leden (en ouders) een coöperatieve instelling om periodiek een bijdrage te leveren aan het gemeenschappelijk belang.

    2. Met uitzondering van de kascommissie kan het bestuur commissies instellen. Voor de kascommissie geldt het bepaalde in de statuten onder artikel 16 lid 5. Daarnaast zijn de volgende commissies zijn bij de vaststelling van dit huishoudelijk reglement van kracht:

      1. Technische Commissie (TC);

      2. Jeugdcommissie (JC);

      3. Langebaancommissie (LC);

      4. Shorttrackcommissie (SC);

      5. Skatecommissie (SkC);

      6. Wedstrijdcommissie;

      7. Mediacommissie;

      8. Kledingcommissie;

      9. Sponsorcommissie.

    3. De taken van de genoemde commissies worden door het bestuur vastgesteld en worden op de website van HVHW kort toegelicht.

    4. De commissies dragen zorg voor een adequate verslaglegging van hun activiteiten en beraadslagingen, en tijdige communicatie hierover naar de leden en het bestuur van de vereniging.

    5. Het bestuur draagt zorg voor een adequaat functioneren en noodzakelijke personele bezetting van de diverse commissies. De samenstelling van de commissies wordt op de website van HVHW gepubliceerd.

    6. De leden worden benoemd en geschorst door het bestuur.

    7. De commissies benoemen uit hun midden een voorzitter in overleg met het bestuur.

    8. De Langebaancommissie, Shorttrackcommissie, Skatecommissie dragen ieder voor hun discipline zorg voor:

      1. het verzorgen van kwalitatief hoogwaardige trainingen op de verschillende niveaus (breedtesport, wedstrijdsport, topsport).

      2. Het stimuleren van deelname aan de wedstrijden (ieder op zijn niveau).

      3. Het herkennen, ontwikkelen en begeleiden van talent.

      4. Het werven en (bij)scholen van trainers & coaches binnen de discipline.

      5. Overleg en afstemming met de GTC (Gewestelijke Technische Commissie) Langebaan, respectievelijk Shorttrack of Inline Skate

      6. Het organiseren van een clubkampioenschap voor hun discipline.

      7. (Mede)organisatie van activiteiten gericht op werving & behoud van leden/ vrijwilligers,

      8. Stimulering van de verenigingsband en een veilig sportklimaat

      9. Het tijdig opstellen van een jaarlijkse begroting voor de respectievelijke commissie

    9. De Jeugdcommissie draagt zorg voor:

      1. Gedurende het winterseizoen kinderen in de leeftijd van 6 t/m 12 jaar (pupillen) leren schaatsen op de langebaan

      2. Kennismaking met schaatsen als wedstrijdsport en begeleiding en coaching daarbij

      3. Het herkennen, ontwikkelen en begeleiden van talent.

      4. Het werven en (bij)scholen van trainers & coaches voor het jeugdschaatsen.

      5. Stimulering van multidisciplinaire beoefening van de schaatssport middels deelname aan jeugdtrainingen shorttrack, inlineskaten en deelname aan het HVHW-zomerprogramma

      6. Regulier overleg en afstemming met Jeugdcoördinatoren van andere verenigingen binnen het gewest Zuid- Holland alsmede met de GTC (Gewestelijke Technische Commissie) Jeugd,

      7. Het samen met de wedstrijdcommissie organiseren van een clubkampioenschap pupillen langebaan.

      8. (Mede)organisatie van activiteiten gericht op werving & behoud van leden/vrijwilligers,

      9. Stimuleren van de verenigingsband en een veilig sportklimaat

      10. Het tijdig opstellen van een jaarlijkse begroting voor de jeugdcommissie

    10. De technische commissie draagt zorg voor:

       

      3/11

      HVHW Huishoudelijk Reglement
      Vastgesteld in de Algemene Vergadering van 31 mei 2022

       

      1. het ontwikkelen, actualiseren en uitdragen van het sporttechnische beleid van HVHW (van breedtesport tot en met de topsport) en doet dat voor alle disciplines gezamenlijk en zo veel als mogelijk in samenhang.

      2. HVHW-brede afstemming van de behoefte aan trainingsfaciliteiten, trainingsmiddelen, opleidingen en bijscholing.

      3. Toezien op de algehele organisatie, doelstellingen en kwaliteit van trainingen en wedstrijden en hier zo nodig op bijsturen.

      4. Per seizoen in overleg met de SC/LC/SkC/JC de sportieve (beleids)doelen opstellen, ze gedurende het seizoen monitoren, en waar nodig van (aanvullende) acties voorzien.

      5. In overleg met de skatecommissie de multi-disciplinaire coördinatie van de inhoud van het zomerprogramma.

      6. Sturing op en monitoring van talentontwikkeling en talentbegeleiding binnen de vereniging alsmede ook t.a.v. HVHW-talenten die onder auspiciën van een KNSB of KNSB-gewestelijke selectie rijden.

      7. In overleg met hoofdtrainers samenstellen van de selecties (TSG, OG, Rookies etc.) binnen het HVHW- talentontwikkelingsprogramma

    11. De wedstrijdcommissie draagt zorg voor:

      1. Het in samenwerking met betreffende commissie (mede-)organiseren van clubkampioenschappen in betreffende disciplines.

      2. Het tijdig samenstellen van en leveren van (bijdragen aan) ter zake kundige jury teams (o.a. scheidsrechter, handklokkers, ET-schrijver, omroeper, rechter van aankomst, starters en hulpstarters etc).

      3. Het bij toerbeurt organiseren van (abonnementhouders)wedstrijden op de Uithof.

      4. Het bevorderen van jury-deskundigheid middels het coachen en begeleiden van juryleden in opleiding.

      5. Regulier overleg en afstemming aangaande wedstrijdorganisatie en jury-aangelegenheden met vertegenwoordigers van andere verenigingen en de baancommissie.

 

Artikel 6: Klachtencommissie

    1. Indien een lid het oneens is met besluiten van het bestuur, de commissies of met het bepaalde in de reglementen nodigt het bestuur het lid uit en verneemt zijn/haar grieven. Het bestuur neemt daarna een standpunt in en deelt dit het lid schriftelijk mee. Tegen dit besluit is geen verder verweer meer mogelijk.

    2. Het bestuur kan een klachtencommissie instellen. Het reglement van de klachtencommissie is gelijk aan het model opgesteld door van NOC/NSF.

 

Leden, Ledenadministratie en Contributie

Artikel 7: Rechten en plichten van de leden

    1. Elk lid heeft bij toetreding het recht op inzage in een exemplaar van de statuten en van het huishoudelijk reglement en kan deze kosteloos van de website downloaden.

    2. Elke abonnementhouder heeft recht op deelname aan de training van de hem betreffende trainingsgroep, tenzij door het bestuur dat recht is ontzegd.

    3. Een aspirant lid kan volgens voorwaarden van het bestuur enige tijd proeflessen volgen alvorens zich bij de vereniging in te schrijven. De penningmeester beslist over de financiële voorwaarden van de proefperiode.

    4. Een aspirant lid mag geen openstaande verplichtingen bij andere bij de KNSB aangesloten schaatsverenigingen, stichtingen, trainers en de KNSB hebben.

    5. Een lidmaatschap van HVHW wordt aangegaan tot het einde van het boekjaar (van 1 mei tot en met 30 april) en wordt zonder schriftelijke opzegging automatisch jaarlijks verlengd.

    6. Opzegging van het lidmaatschap moet uiterlijk vier weken 4 weken voor het einde van het

      verenigingsjaar (dus vóór 1 april) schriftelijk bij de ledenadministratie kenbaar zijn gemaakt. Bij een opzegging na deze datum is de contributie (lidmaatschapsbijdrage) voor het nieuwe boekjaar geheel verschuldigd.

    7. Ieder lid heeft het recht voorstellen aan het bestuur te doen.

    8. Leden dienen zich naar vermogen in te zetten voor verenigingsactiviteiten.

    9. In aanvulling op artikel 5 van de HVHW-statuten is ieder lid verplicht:

      1. bij beëindiging van het lidmaatschap alle verplichtingen ten opzichte van de vereniging na te komen zoals die bestaan tot aan de dag van beëindiging.

      2. tot tijdige betaling van de contributie dan wel bij dreigende in gebreke blijven daarvan onverwijld met de penningmeester contact op te nemen;

         

        4/11

        HVHW Huishoudelijk Reglement
        Vastgesteld in de Algemene Vergadering van 31 mei 2022

         

      3. De gedragsregels die gelden voor de kunstijsbaan resp. trainingsaccommodatie tijdens de trainingsuren van HVHW na te leven en de aanwijzingen van een lid van het bestuur, een lid van de KNSB-baancommissie, accommodatiepersoneel of HVHW-trainers & -kaderleden op te volgen.

 

Artikel 8: Ledenadministratie

    1. Het bestuur benoemt een ledenadministrateur uit haar midden of uit het midden van de leden. Deze is verantwoordelijk voor de ledenadministratie en de aanvragen van schaatsabonnementen bij het gewest Zuid-Holland.

    2. De ledenadministratie dient gekoppeld te zijn aan de financiële administratie zodat elk moment de uitstaande vorderingen in beeld kunnen worden gebracht. De penningmeester kan hiertoe de ledenadministrateur een inzagerecht geven op de bankrekening waarop de vorderingen door de leden op voldaan dienen te worden.

    3. De penningmeester is namens het bestuur gerechtigd om leden (eventueel via de ledenadministrateur) aan te manen om openstaande verplichtingen te voldoen.

    4. De penningmeester is namens het bestuur gerechtigd individuele betalingsregelingen (zoals gespreide betaling, specifieke incassomomenten etc.) af te spreken. Met dien verstande dat:

      1. Een betalingsregeling toe ziet op een volledige inning van een uitstaand bedrag binnen één verenigingsjaar;

      2. Gespreide betalingsmomenten per verenigingsjaar beperkt blijft tot maximaal 4 termijnen;

      3. Er geen sprake is van korting of kwijtschelding;

      4. Betalingsafspraken met inachtneming van de privacy worden opgenomen in het financieel jaarverslag van de penningmeester;

      5. Als de penningmeester in afwijking op het bovenstaande specifieke of aanvullende afspraken wil maken hij dit eerst aan het bestuur ter goedkeuring voorlegt.

    5. Indien een lid na 3 maanden niet heeft betaald óf niet voldaan heeft aan een afspraak uit een eerder overeengekomen betalingsregeling kan royering als HVHW-lid volgen. Royering van het lidmaatschap laat openstaande betaalverplichtingen echter onverlet.

    6. De ledenadministrateur legt verantwoording af aan de penningmeester of indien beide functies samenvallen aan het bestuur.

 

Artikel 9: Contributie

    1. De leden zijn jaarlijks gehouden tot het betalen van een door de AV vastgestelde contributie (bestaande uit verenigingscontributie en KNSB-bondsafdracht) vermeerderd met specifieke kosten gedifferentieerd naar de activiteiten binnen de vereniging waaraan het lid deelneemt. Deze kosten kunnen o.a. bestaan uit de kosten voor het volgen van trainingen (trainersvergoeding, trainingsmiddelen en -faciliteiten), de kosten van de door de KNSB uit te geven abonnementen, wedstrijdvastrecht etc.

    2. Voor vrijwilligers die naast hun functie geen sportbeoefenaar zijn wordt de contributie op nul gesteld. De bondsafdracht aan de KNSB wordt, indien vereist, door de vereniging voldaan.

    3. De contributie(s) word(en)t via een automatische incasso geïnd, waartoe de leden de penningmeester van de vereniging hebben gemachtigd.

    4. Indien het lid in gebreke blijft met de betaling van de contributie zal de vordering verhoogd worden met de wettelijke toegestane incassokosten. Bij uitblijven van betaling na een herinnering en een aanmaning zal het opstaande bedrag via een deurwaarder geïncasseerd worden.

    5. Ereleden en leden van verdienste zijn vrijgesteld van uitsluitend de verenigingscontributie.

    6. Restitutie van contributies, abonnementsgelden etc. kan niet plaatsvinden tenzij het bestuur anders besluit.

    7. De AV stelt jaarlijks - op voordracht van de penningmeester namens het bestuur - een voorgenomen aanpassing van de verenigingscontributie definitief vast.

    8. Indien de voorgenomen verhoging van de contributie minder dan de Consumenten Prijs Index (CPI) bedraagt is het bestuur gerechtigd deze zonder expliciete goedkeuring van de AV ingaande een nieuwe verenigingsjaar door te voeren.

 

Trainingen, Wedstrijden, Evenementen en hieraan verbonden kosten & vergoedingen

Artikel 10: Aanbod Trainingsprogramma

    1. Voor het winterseizoen stelt de ledenadministrateur op basis van de door de baancommissie aan HVHW ter beschikking gestelde ijsuren en eventuele quota per discipline én in overleg met de betrokken commissies het trainingsaanbod op.

       

       

      5/11

      HVHW Huishoudelijk Reglement
      Vastgesteld in de Algemene Vergadering van 31 mei 2022

       

    2. Voor het zomerseizoen stellen de skatecommissie en technische commissie in gezamenlijke vergadering - op basis van de beschikbaarheid van de verschillende trainingsaccommodaties – het trainingsaanbod voor de verschillende doelgroepen vast.

    3. Het overzicht van de beschikbare trainingsuren per seizoen wordt op de HVHW-site vermeld.

    4. Ieder winter én zomerseizoen worden de voorkeuren van de leden geïnventariseerd aan de hand van expliciete inschrijving. Aan deze inschrijving is een uiterste inschrijftermijn verbonden.

    5. Op basis van de inschrijvingen worden de trainingsgroepen samengesteld alsmede de bijbehorende trainingsuren en trainerscapaciteit voor de groep ingepland.

    6. Indien bij de inschrijving geen voorkeur voor een trainingsuur is opgegeven deelt de ledenadministrateur of verantwoordelijke commissie in naar rato van beschikbaarheid.

    7. Leden die hun inschrijving pas na de uiterste inschrijftermijn gestand doen, worden pas ingedeeld nadat alle reguliere/ tijdige inschrijvingen zijn verwerkt. Men loopt in voorkomend geval het risico dat een voorkeur trainingsuur vol zit.

    8. HVHW-leden die deel uitmaken van een gewestelijke selectie of KNSB Talent Team vallen buiten het trainingsaanbod van HVHW maar dienen hun trainingsuren wel via de HVHW-ledenadministratie af te nemen.

    9. Het bestuur kan aanvullende eisen stellen ten aanzien van het dragen van persoonlijke bescherming zonder welke niet aan een HVHW-training deelgenomen mag worden. Te denken valt onder meer aan:

      1. een schaatshelm en handschoenen bij het jeugdschaatsen op de langebaan;

      2. een schaatshelm, snijvrije handschoen, nekbescherming en knie/scheenbeschermers bij het shorttrack;

      3. het dragen van een (fiets)helm, en pols- en kniebeschermers bij het inline skaten;

      4. het dragen van een fietshelm en fietshandschoentjes bij het wielrennen.

    10. Het bestuur kan verlangen dat een (aspirant) lid voldoende elementaire en basisvaardigheden voor het schaatsen resp. inline skaten beheerst om te kunnen deelnemen aan de door HVHW te geven trainingen. Het bestuur raadpleegt hiervoor de betreffende commissie die door een ervaren (zo mogelijk gediplomeerde) trainer het aspirant lid voor de betreffende discipline een “proef” kan doen laten afnemen.

    11. Het bestuur kan bij een te grote belangstelling óf in het geval van een extern opgelegd quotum voor een trainingsuur - op voordracht van een commissie en/of ledenadministrateur - besluiten tot het instellen van een wachtlijst.

      Hierbij worden de volgende uitgangspunten gehanteerd:

      1. Leden worden verzocht in alle redelijkheid mee te werken aan een eventuele mogelijke plaatsing op een ander gelijkwaardig uur waar nog wel ruimte is

      2. Leden die meerdere trainingsuren per week afnemen worden verzocht in alle redelijkheid mee te werken door een training op een druk trainingsuur te laten vervallen en/of deze op een ander moment af te nemen.

      3. Bestaande leden gaan voor aspirant leden en zgn. proefschaatsers

      4. Leden vóór het verstrijken van de inschrijftermijn zijn ingeschreven gaan voor op degenen die te laat zijn.

 

Artikel 11: Deelname aan wedstrijden & wedstrijdorganisatie

    1. Rijders dienen zelf voor wedstrijden in te schrijven en te zorgen voor de wedstrijdlicenties. Zie ook hiervoor het bepaalde in artikel 13.9 over inschrijfkosten bij wedstrijden.

    2. Bij deelname aan wedstrijden stelt HVHW, indien mogelijk, een coach beschikbaar. Zeker voor pupillen zal daarnaar worden gestreefd

    3. Ieder lid met een wedstrijdabonnement (en in het geval van een jeugdlid tot 16 jaar een ouder/verzorger), kan door de wedstrijdcommissie worden aangezocht als jurylid en/of ter assistentie van de wedstrijdorganisatie op een dag dat HVHW verplicht is jury te leveren.

 

Artikel 12: Evenementen

    1. Een evenement kan alleen worden gehouden onder de naam van de vereniging na goedkeuring van het bestuur. Het bestuur is bevoegd aanwijzingen te geven bij de organisatie en een bestuurslid aan te wijzen in het organisatiecomité.

    2. Leden hebben het recht deel te nemen aan alle activiteiten die door of in naam van de vereniging worden georganiseerd. Er kunnen activiteiten worden georganiseerd voor een specifieke doelgroep, maar alleen als het bestuur hier goedkeuring aan geeft.

    3. Het bestuur is gerechtigd voor specifieke evenementen inschrijfgeld of een eigen bijdrage te vragen, die per evenement verschillend kunnen zijn.

 

6/11

HVHW Huishoudelijk Reglement
Vastgesteld in de Algemene Vergadering van 31 mei 2022

 

Artikel 13: Trainersvergoeding & kostenvergoeding wedstrijden en trainingskampen

    1. Trainers kunnen voor het verzorgen van trainingen op declaratiebasis een trainersvergoeding aanvragen. Uitgangspunt is, dat het geven van trainingen en jeugdschaatslessen wordt gedaan door vrijwilligers, die hun hobby dienstbaar maken aan de club.

    2. De door het bestuur vast te stellen vergoeding geldt per verzorgd trainingsuur en is afhankelijk van het niveau van een geldende trainerslicentie (Geen, SB1, SL2, ST3 en hoger; NB indien de trainerslicentie is verlopen dan wordt als niveau SB1 aangehouden).

    3. Trainersvergoedingen zijn fiscaal vrijgesteld tot een jaarlijks door de overheid vast te stellen maximum. HVHW keert per persoon per jaar niet meer dan voornoemde fiscale vrijstelling aan trainersvergoedingen uit.

    4. Er wordt geen vaste vergoeding verstrekt voor coaching en begeleidingen tijdens wedstrijden. Het bestuur kan een reiskostenvergoeding per km vaststellen, indien geen gebruik kan worden gemaakt van meerijden met de (ouders van) deelnemers aan wedstrijden buiten de Uithof.

    5. Vergoeding van verblijf- & overnachtingskosten voor een coach in geval van een meerdaagse wedstrijd buiten de KNSB Regio Zuid-West vindt alleen plaats na voorafgaande toestemming door het bestuur.

    6. Kosten van trainingskampen komen in hun geheel voor rekening van de deelnemers, tenzij er vooraf met bestuur (al dan niet vastgelegd in de begroting) en/of met HVHW-sponsoren specifieke afspraken over een bijdrage in de kosten zijn gemaakt.

    7. Tijdens het winterseizoen kunnen de trainersvergoedingen in twee periodes worden gedeclareerd (oktober t.e.m. december & januari t.e.m. maart). Voor de zomerperiode vanaf april tot en met september zal in één keer kunnen worden gedeclareerd. Hiertoe zullen tijdig declaratieformulieren via de betreffende commissies beschikbaar worden gesteld.

    8. Indien HVHW wordt uitgenodigd om met een clubteam mee te doen aan een interclubwedstrijd en één van de HVHW- commissies stelt de samenstelling van het vertegenwoordigende team samen, dan zijn de inschrijfkosten voor deze interclubwedstrijd voor rekening van HVHW.

    9. Inschrijfkosten die te maken hebben met een individuele deelname van een HVHW-lid aan een wedstrijd – al dan niet op basis van een uitnodiging ontvangen via HVHW – komen voor rekening van het betreffende lid. Deze is tevens verantwoordelijk voor de tijdige betaling van het vereiste inschrijfgeld, en het kunnen overleggen van benodigde wedstrijdlicenties en/of accreditaties.

    10. Het bestuur kan besluiten in specifieke gevallen af te wijken van bovenstaande uitgangspunten voor kostenvergoeding. In voorkomend geval wordt dit – met volledige in achtneming van haar mandaat tot het doen van betalingen – als bestuursbesluit vastgelegd en opgenomen in het financiële jaarverslag van de penningmeester.

 

Communicatie, huisstijl en clubkleding

Artikel 14: Communicatie en woordvoering, website en sociale media

    1. De website is hét medium waarmee het bestuur formele berichtgeving, besluiten en aankondigingen naar de leden communiceert.

    2. Hoewel het bestuur zich zal inspannen om de leden ook via andere kanalen op belangwekkende informatie op de website van HVHW te attenderen, worden leden verzocht met enige regelmaat de website te bezoeken.

    3. Een lid kan zich er niet op beroepen geen kennis te hebben genomen van berichten of besluiten en derhalve deze niet op hem van toepassing te verklaren.

    4. Een lid kan zich nimmer op het missen van informatie beroepen, waardoor persoonlijke schade zou kunnen ontstaan.

    5. Het bestuur is verantwoordelijk voor een goed functionerende website en stelt hiertoe een website manager aan.

    6. Het bestuur is eindverantwoordelijk voor de inhoud en vormgeving van de HVHW-website en direct aan HVHW gelieerde sociale media.

    7. Berichtgeving via deze HVHW-communicatiekanalen geschiedt louter via redacteuren van de mediacommissie. Zij zijn verantwoordelijk voor de kwaliteit en actualiteit van de berichtgeving en consulteren hiertoe waar nodig het bestuur.

    8. Woordvoering namens de vereniging richting de Pers of Autoriteiten is voorbehouden aan de Voorzitter, bij absentie de Secretaris, dan wel een specifiek door het bestuur benoemde woordvoerder.

 

Artikel 15: Gebruik clubkleuren, huisstijl, logo en beeldmerk

    1. Het bestuur legt wezenlijke wijzigingen in clubkleuren, huisstijl, en logo ter goedkeuring voor aan de AV.

    2. Het is niet toegestaan om de HVHW-huisstijl en beeldmerken anders dan voor gerichte communicatie vanuit de vereniging en/of ter promotie van vereniging activiteiten te gebruiken.

       

       

      7/11

      HVHW Huishoudelijk Reglement
      Vastgesteld in de Algemene Vergadering van 31 mei 2022

       

    3. Gebruik van HVHW-beeldmerken door sponsoren en/of andere belanghebbenden kan alleen plaats vinden met instemming van het bestuur.

 

Artikel 16: HVHW-clubkleding

    1. HVHW stimuleert haar leden clubkleding te dragen tijdens o.a. trainingen, en clinics; alsmede tijdens aan de schaatssport gerelateerde opleidingen en bijeenkomsten. Daarmee dragen we niet alleen bij aan het clubgevoel en de saamhorigheid binnen onze vereniging maar dienen we ook de belangen van onze (kleding)sponsoren.

    2. Tenzij daar specifiek een afspraak over gemaakt is, zullen leden met een HVHW-gelieerde wedstrijdlicentie die deelnemen aan wedstrijden, interclubs, Nederlandse en regionale kampioenschappen daar in clubtenue verschijnen.

      1. HVHW-leden van een gewestelijke selectie, KNSB selectie, Nationale Trainingsselectie, of een door de KNSB erkent Topteam zijn hiervan uitgezonderd.

      2. Leden die voor - anders dan voornoemde – wedstrijdselecties buiten HVHW uit willen komen in een afwijkende kledinglijn worden verzocht het bestuur hiervan in kennis te stellen, zodat in goed overleg ook de belangen van de vereniging en haar sponsors hiermee afgestemd kunnen worden.

    3. Door het dragen van HVHW-clubkleding associeert een lid, trainer/coach, of vrijwilliger zich nadrukkelijk met de vereniging HVHW en verbindt zich daarmee ook impliciet aan de afspraken, (gedrags-)regels, gebruiken en sportieve waarden die binnen de vereniging gelden,

    4. Het is niet toegestaan om HVHW-clubkleding te dragen tijdens commerciële activiteiten of activiteiten waarvoor een vergoeding (anders dan vanuit de vereniging) wordt verkregen.

    5. Het is niet toegestaan om HVHW-clubkleding te dragen tijdens het organiseren van en/of leidinggeven aan sportieve activiteiten namens een andere vereniging of instelling.

    6. Leden, Trainers, Coaches en/of vrijwilligers die gebruik mogen maken van gesponsorde kleding zijn persoonlijk verantwoordelijk voor zorgvuldig en correct gebruik.

    7. Inkoop & voorraadbeheer alsmede de verkoop & uitgifte van clubkleding geschiedt louter door de kledingcommissie eventueel met behulp van specifiek geselecteerde leveranciers. Het is zonder goedkeuring van het bestuur niet toegestaan om buiten de kledingcommissie om (specifieke of aanvullende) clubkleding of teamkleding te verwerven.

    8. Slechts na voorafgaande toestemming van het HVHW-bestuur kan van bovenstaande kledingrichtlijnen worden afgeweken.

 

Veiligheid, Gedrag en Privacy

Artikel 17: Gedragscode

    1. Het bestuur is verantwoordelijk voor de opstelling van een gedragscode – afgeleid van de KNSB gedragscode - welke regels en aanbevelingen omvat voor trainers, coaches, begeleiders en overige vrijwilligers teneinde een veilig, stimulerend en prettig sportklimaat mogelijk te kunnen maken.

    2. De gedragscode bestaat tevens richtlijnen waarmee seksuele intimidatie en andere vormen van ongewenst gedrag kunnen worden voorkomen. Ze geven de grenzen aan van handelen.

    3. De gedragscode en bijbehorende gedragsregels worden beiden op de HVHW-website gepubliceerd.

    4. Van onze gediplomeerde trainers en hoofdtrainers (technisch kaderlicentie SL2 of hoger) en de begeleiders van de selecties uit het HVHW-talentontwikkelingsprogramma wordt voorbeeldgedrag verwacht. Als onderdeel daarvan ondertekenen zij allen individueel de HVHW-gedragscode.

    5. Het bestuurt zorgt er - primair via de commissies - voor dat de gedragscode ook door eenieder wordt beleefd én nageleefd, en verbindt daar waar nodig aanvullende acties aan.

 

Artikel 18: Vertrouwenscontactpersoon

    1. Iemand, die ongewenst gedrag of een incident wil melden, kan op elk moment contact opnemen met een vertrouwenscontactpersoon (VCP), die vertrouwelijk omgaat met de informatie. De VCP luistert, begeleidt, adviseert, ondersteunt en verwijst eventueel naar professionele hulpverlening.

    2. De VCP is aanspreekbaar voor sporters, ouders van sporters, toeschouwers, kaderleden, vrijwilligers en bestuur. Deze gesprekken zijn in principe vertrouwelijk. Maar deze vertrouwelijkheid heeft zijn grenzen: ten eerste vanwege het algemeen belang van een veilige sportomgeving en ten tweede vanwege de Nederlandse wetgeving die in bepaalde gevallen de VCP en het bestuur verplicht de vertrouwelijkheid te doorbreken.

    3. Het bestuur zorgt ervoor dat er tenminste één en bij voorkeur twee vertrouwenscontactpersonen (VCP) voor HVHW zijn aangesteld en waarvan de contactgegevens náást die van de VCP van de KNSB op de website zijn gepubliceerd.

 

8/11

HVHW Huishoudelijk Reglement
Vastgesteld in de Algemene Vergadering van 31 mei 2022

 

Artikel 19: Aannamebeleid en verklaring omtrent gedrag

    1. Het bestuur stelt een aannamebeleid op voor de vervulling van vrijwilligersfuncties binnen vereniging en publiceert deze op de website van HVHW.

    2. Als onderdeel van dit aannamebeleid kan het bestuur voor bepaalde categorieën vrijwilligersfuncties (zoals jeugdtrainer of ledenadministratie) het noodzakelijk achten dat alle betrokkenen een recente Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) moeten kunnen overleggen. Dat wil zeggen:

      1. wanneer een vrijwilliger voor het eerst in een dergelijke functie bij HVHW aanvangt;

      2. bij continuering van een dergelijke vrijwilligersfuntie na een periode van 3 jaar;

      3. tussentijds op specifiek verzoek van het bestuur.

    3. Voor de bepaling van voornoemde categorieën vrijwilligersfuncties volgt HVHW het beleid van het NOC-NSF in het algemeen én de KNSB in het bijzonder.

    4. Zolang een vrijwilliger op verzoek van het bestuur geen VOG-afschrift heeft overlegd aan de secretaris van het HVHW- bestuur, blijft deze uitgesloten van het vervullen van de hierboven genoemde vrijwilligersfuncties.

    5. De aanvraagkosten van een door HVHW vereiste VOG worden door de vereniging gedragen, voor zo ver deze voor vrijwilligers in de sport niet reeds door de overheid bekostigd worden.

 

Artikel 20: Privacybeleid en privacyverklaring

    1. Als sportvereniging dient HVHW zicht te houden aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De verplichtingen en richtlijnen voortkomend uit de AVG zijn specifiek uitgewerkt in het HVHW-Privacybeleid.

    2. Indien je lid wordt van HVHW (of het lidmaatschap verlengt) geef je jaarlijks op het inschrijfformulier uitdrukkelijk toestemming aan de vereniging om je persoonsgegevens in lijn met dit privacybeleid te verwerken (privacyverklaring).

    3. Het bestuur kan voor specifieke doelgroepen (bijv. rijders uit de Topsportgroep, Opleidingsgroep en Rookies) een persoonlijk ondertekende aanvullende privacyverklaring noodzakelijk achten. Dit met het oog op het kunnen monitoren, analyseren, en gebruiken van bijzondere persoonsgegevens ten behoeve van het inrichten en optimaliseren van het trainingsprogramma.

    4. Deze aanvullende privacyverklaringen worden jaarlijks door betrokkenen ondertekend (opt-in) en door de hoofdtrainers ingezameld. Niet ondertekenen van de verklaring kan gevolgen hebben voor deelname aan een selectie of onderdelen van het trainingsprogramma.

    5. Indien buiten een HVHW-lidmaatschap deelgenomen wordt aan een activiteit die door HVHW wordt georganiseerd, dan wel toegezegd wordt om als vrijwilligers ingezet te worden bij een activiteiten van de vereniging, of om een andere reden persoonsgegevens aan HVHW wordt verstrekt, kan er van uit gegaan worden dat betreffende persoonsgegevens in overeenstemming met het privacybeleid zullen worden verwerkt.

    6. Het HVHW-privacybeleid wordt op de HVHW-website gepubliceerd.

 

Artikel 21: Opleidingen, bijscholingen en trainerslicenties

    1. HVHW stimuleert op actieve wijze de opleiding en ontwikkeling van haar technische kader (trainers, juryleden, starters etc.). Hiertoe biedt zij o.a. stageplekken aan, begeleiden ervaren kaderleden vrijwilligers bij opleidingen en bekostigt zij eventueel de deelname aan KNSB-opleidingen (SL2, ST3, Jurycursussen etc.).

    2. Hiermee dragen we niet alleen bij aan de kwaliteit en verdere professionalisering van ons technisch kader maar verwachten we ook dat we als vereniging ook gedurende enige jaren een beroep kunnen blijven doen op deze kaderleden om hun kennis en ervaring ook actief bij HVHW in de praktijk te brengen.

    3. In de gevallen waarin van HVHW een substantiële bijdrage in de opleidingskosten gevraagd wordt (bijv. de KNSB of NOC-NSF opleidingen) worden afspraken hierover vastgelegd in een opleidingsovereenkomst die door de deelnemer en namens het bestuur door de secretaris wordt ondertekend.

    4. Het niet nakomen van de afspraken uit de opleidingsovereenkomst kan gevolgen hebben zoals het (gedeeltelijk) terugvorderen van de door HVHW gefinancierde opleidingskosten.

    5. Na het behalen van een KNSB-diploma wordt betrokken verzocht een zgn. technisch kader licentie aan te vragen bij de KNSB. Eén derde van de kosten van deze licentie mag jaarlijks achteraf bij HVHW gedeclareerd worden mits betrokkene als trainer/coach/jurylid voor de vereniging actief is geweest.

    6. Een geldende technisch kaderlicentie geeft recht op een hogere trainingsvergoeding (zie Artikel 13: trainersvergoedingen), geeft toegang tot specifieke bijscholingen en activiteiten van de KNSB. Het is aan de houder van de licentie om tijdig zijn trainerslicentie te vernieuwen en daarvoor de noodzakelijke licentiepunten middels het volgen van bijscholingen, workshops of clinics te verzamelen.

 

9/11

HVHW Huishoudelijk Reglement
Vastgesteld in de Algemene Vergadering van 31 mei 2022

 

Sponsoring, donaties en overige inkomsten

Artikel 22: Sponsoring

    1. Een sponsor kan zowel een natuurlijke als niet-natuurlijke persoon zijn

    2. Het bestuur stelt richtlijnen op voor het aangaan van sponsorovereenkomsten.

    3. De AV beslist over afspraken met sponsors, waar financiële verplichtingen voor de leden uit voortvloeien.

    4. De AV beslist over afspraken met betrekking tot naamsponsoring van de vereniging.

    5. Het HVHW-bestuur kan leden van de sponsorcommissie toestemming verlenen om de verenigingsbelangen m.b.t. sponsoring te behartigen. Zij zijn dan belast met de verwerving van sponsors, onderhandelingen en beheer van de contracten, afspraken, etc. maar kunnen de vereniging niet in rechte verbinden.

    6. De sponsorcommissie registreert tevens alle sponsorbijdragen in cash en natura en rapporteert daar jaarlijks over aan de penningmeester. Deze informatie wordt opgenomen in het financiële jaarverslag.

    7. Alle financiële sponsorbijdragen én uitgaven vanuit een sponsorbudget lopen via de boekhouding van HVHW onder directe verantwoordelijkheid van de penningmeester.

    8. Het staat leden vrij mogelijke sponsors te werven of aan te melden. Het vervolg met de onderhandelingen en afspraken dient aan het bestuur en/of sponsorcommissie te worden overgelaten.

    9. Daar waar dit sponsorbeleid niet voorziet in bepaalde aangelegenheden heeft het bestuur het recht direct naar haar inzicht passende maatregelen en beslissingen te nemen. Het bestuur zal zich hierover verantwoorden in de eerstvolgende AV

 

Artikel 23: Sponsordoelen

    1. Geld uit sponsoring komt in eerste aanleg ten goede aan de algemene middelen van de vereniging. Het bestuur bepaalt – eventueel op voordracht van een commissie - hoe het besteed wordt.

    2. Goederen die met sponsoring verworven zijn blijven eigendom van de vereniging.

    3. Het bestuur houdt zich het recht voor van bepaalde sponsoring af te zien indien deze maatschappelijk gezien niet verantwoord is.

    4. Alle mogelijke vormen van sponsoring die het algemeen belang van de vereniging dienen zijn mogelijk. Zo kan een sponsor bijvoorbeeld:

      1. een bijdrage leveren in de aanschaf van clubkleding;

      2. een bijdrage leveren in de huur van een trainings- of wedstrijdaccommodatie;

      3. een bijdrage leveren in de huur van trainingsmiddelen;

      4. een bijdrage leveren aan de kosten van een evenement;

      5. prijzen beschikbaar stellen bij evenementen, toernooien en kampioenschappen.

    5. Sponsoring van een specifiek HVHW-team of -trainingsgroep is mogelijk door uitrusting te schenken, waarbij reclame gevoerd kan worden op kleding, tassen en overige trainings- & wedstrijdattributen. Echter, indien dit de eenheid voor wat betreft clubkleding/clubkleuren etc. doorbreekt is voorafgaande toestemming van het bestuur vereist.

    6. Het bestuur kan besluiten dat in bepaalde gevallen van leden een borgsom wordt gevraagd voor de materialen die in gebruik worden gegeven of zijn bij die leden. Dit zal schriftelijk worden meegedeeld en vastgelegd.

 

Artikel 24: Sponsorovereenkomsten

    1. Er wordt waar mogelijk gestreefd naar meerjarige sponsorovereenkomsten.

    2. Iedere overeenkomst met een sponsor moet schriftelijk vastgelegd worden in een contract. Deze moet van de zijde van de sponsor getekend worden door een daartoe gerechtigde persoon en van HVHW-zijde door de penningmeester namens het bestuur.

      1. Deze verplichting geldt niet als het een gift in natura betreft waar geen of slechts een symbolische tegenprestatie tegenover staat.

      2. Gaat het om een gering bedrag (minder dan € 250,-) dan kan ook volstaan worden met een schriftelijke bevestiging door de vereniging.

      3. Voor iedere sponsorovereenkomst die naar inschatting van het bestuur een waarde in natura en/of geld heeft

        van meer dan € 1000,- (op jaarbasis) is een meerderheidsbeslissing van het bestuur nodig.

      4. Indien er voortvloeiende uit de sponsoring sprake is van een vereiste tegenprestatie van HVHW dan dient deze in de overeenkomst opgenomen te worden.

      5. Voor elke tegenprestatie geldt dat deze redelijkerwijs in verhouding dient te zijn met de waarde van de sponsorbijdrage alsmede in overeenstemming is met de doelstellingen van HVHW als sportvereniging. Zulks ter beoordeling van het Bestuur.

         

         

        10/11

        HVHW Huishoudelijk Reglement
        Vastgesteld in de Algemene Vergadering van 31 mei 2022

         

    3. Uit onder meer praktisch en strategisch oogpunt wordt voor clubsponsors gestreefd naar de aanwezigheid van een bestuurslid tijdens de onderhandelingen. Bij de afsluitende onderhandeling is de aanwezigheid van twee bestuursleden verplicht indien de waarde van het contract (naar schatting) meer bedraagt dan € 1000,-.

    4. De resultaten van de onderhandelingen zijn niet eerder geldig dan na goedkeuring door het bestuur. Dat wordt voorafgaand aan de onderhandelingen duidelijk ter kennis gebracht van de contractpartner

 

Artikel 25: Overige Inkomsten

    1. Overige inkomsten kunnen zijn: alle, niet hiervoor genoemde, inkomsten, welke langs wettige weg worden of kunnen worden verkregen

    2. Erfstellingen worden door de vereniging alleen aanvaard onder voorrecht van boedelbeschrijving.

    3. Indien aan subsidies, schenkingen of legaten, lasten of andere verplichtingen voor de vereniging zijn verbonden, doet het bestuur daar van mededeling aan de algemene vergadering

 

Artikel 26: Slotbepalingen

    1. Onverminderd het bepaalde in artikel 7 lid 3 van de HVHW-statuten, beslist het bestuur in alle gevallen, waarin noch de wet, noch de statuten, noch het huishoudelijke reglement van de vereniging voorzien.

 

11/11