GEDRAGSCODE TRAINERS, COACHES & BEGELEIDERS HVHW

Versie 1: 16 september 2018

De gedragscode geeft regels en aanbevelingen waaraan begeleiders zich in hun dagelijkse werk dienen te houden. De gedragscode bestaat tevens uit richtlijnen voor de begeleider, waarmee seksuele intimidatie en andere vormen van ongewenst gedrag kan worden voorkomen. Ze geven de grenzen aan van handelen. Ze fungeren als toetssteen voor het gedrag van begeleiders en sporters in concrete situaties. Ze nodigen uit tot nadenken en discussiëren over het eigen handelen en dat van anderen in de sportomgeving. De gedragscode is onderdeel van de HVHW-reglementen en is derhalve van toepassing op allen die op enigerlei wijze betrokken zijn bij het begeleiden van sporters.

Bij het opstellen van de gedragscode is gebruik gemaakt van de beroepscode van NL Coach welke is vastgesteld in maart 2005 en is tevens gebruik gemaakt van de gedragsregels ter voorkoming van seksuele intimidatie welke is vastgesteld op 20 mei 1997 door de Algemene Vergadering van NOC*NSF.

DEFINITIES

Onder ‘begeleider’ wordt in deze gedragscode verstaan:

• trainers;

• coaches;

• sportbegeleiders;

• sporttechnisch kader;

• sportparamedisch kader;

• bestuurlijk kader;

• facilitair kader;

• sportorganisatorisch kader (bijvoorbeeld wedstrijdorganisatie, jury, scheidsrechter e.d.). (Daar waar “hij” staat kan ook “zij” gelezen worden.)

  Onder ‘sporter’ wordt in deze gedragscode verstaan: zowel meisjes en jongens als vrouwen en mannen.

  Onder ‘professioneel’ wordt in deze gedragscode verstaan: de kwaliteit van het handelen, overeenkomstig de geldende standaard en opleiding en dus niet of er al dan niet wordt betaald voor de werkzaamheden.

NALEVING

De begeleider zal er actief op toezien dat de regels worden nagestreefd door iedereen die bij de sporter is betrokken. Indien hij gedrag signaleert dat niet in overeenstemming is met de regels, zal hij de betreffende persoon daarop aanspreken. Je moet je realiseren dat je een voorbeeldfunctie hebt. Als je grensoverschrijdend gedrag signaleert, moet je maatregelen nemen. Je kunt:

• de betreffende persoon op zijn gedrag aanspreken;

• het bestuur van HVHW of de KNSB inlichten;

• een officiële klacht indienen bij HVHW die dit procedureel afhandelt in lijn met het reglement op de Bondsrechtspraak van de KNSB’;

• aangifte doen bij de politie (in overleg met het slachtoffer) indien een strafbaar feit is gepleegd volgens het wetboek van strafrecht.

In die gevallen waarin de gedragscode niet (direct) voorziet, ligt het binnen de verantwoordelijkheid van de begeleider in de geest hiervan te handelen. Bij niet naleven van de gedragscode, kan overgegaan worden tot maatregelen conform de reglementen van HVHW. Reacties op deze gedragscode kunnen worden gemeld aan het bestuur van HVHW. Zaken die tegen de gedragscode ingaan, kunnen gemeld worden aan de vertrouwenscontactpersonen van HVHW en de KNSB. Dit staat vermeld op HVHW.nl. 

WERKINGSGEBIED

De gedragsregels gelden voor allen die direct of indirect zijn betrokken bij de begeleiding of sportbeoefening van één of meer sporters. Deze regels gelden naast of als aanvulling op richtlijnen van begeleiders die voor de uitoefening van hun beroep al over eigen gedragsregels of een beroepscode beschikken, zoals (sport)artsen, fysiotherapeuten, psychologen, enzovoort. Voor andere betrokkenen dan de hiervoor genoemden, zoals familieleden en medesporters gelden deze sociaal maatschappelijke regels eveneens.

1. DE SPORTER

    LICHAMELIJKE INTEGRITEIT

   1.  De begeleider heeft de plicht alles te doen om de lichamelijke integriteit van de sporter te waarborgen en alles na te laten wat die lichamelijke integriteit schade kan berokkenen.

       Richtlijnen/uitgangspunten 

      • Waarborg dat de belasting en de intensiteit van de training altijd aan de leeftijd, de fysieke conditie en het prestatievermogen van de sporter zijn aangepast.

      • Sta alleen deelname aan de training of aan een wedstrijd toe als dat geen onverantwoorde risico’s voor de sporter met zich meebrengt.

      • Laat de sporter geen ongeoorloofde middelen gebruiken of procedures volgen die niet zijn toegestaan.

        Vereis het gebruik ervan niet en raad ze ook niet aan.

      • Maak de sporters gevoelig voor het dopingprobleem.

      • Werk met de verantwoordelijke instanties samen bij de opsporing en bestrijding van dopingmisbruik.

      • De begeleider dient op de hoogte te zijn van de actuele code van de Dopingautoriteit.

         

   2. GEESTELIJKE INTEGRITEIT 

      De begeleider heeft de plicht alles te doen om de geestelijke integriteit van de sporter te waarborgen en alles na te laten wat die geestelijke integriteit schade kan berokkenen. 

      Richtlijnen/uitgangspunten: 

      • Laat beledigende of denigrerende uitingen en gebaren achterwege.

      • Discrimineer niemand vanwege zijn/haar geslacht, ras, mentale of fysieke toestand, uiterlijk, huidskleur, handicap, seksuele oriëntatie, leeftijd, beroep, religie of politieke overtuiging.

      • Pleeg overleg met de sporters over alle beslissingen die hen betreffen, streef daarbij naar een zo groot mogelijke consensus.

      • Vereis niets van de sporters wat in strijd is met hun fundamentele waarden en hun diepste overtuigingen.

      • Neem beslissingen die de sporters betreffen altijd zo, dat je de redenen hiervoor kunt aangeven. Wees ook altijd bereid om die redenen aan te geven.

      • Moedig de sporters uitdrukkelijk aan de verantwoordelijkheid voor hun eigen beslissingen te nemen.

          

   3. SOCIALE INTEGRITEIT 

      De begeleider heeft de plicht alles te doen om de sociale integriteit van de sporter te waarborgen en alles na te laten wat die sociale integriteit schade kan berokkenen. 

      Richtlijnen/uitgangspunten: 

      • Maak geen persoonlijke en/of vertrouwelijke informatie over de sporters voor het brede publiek toegankelijk, tenzij je hun uitdrukkelijke toestemming hebt.

      • Bekritiseer sporters niet in het openbaar.

      • Zorg ervoor dat in beginsel iedereen dezelfde toegang tot jouw sport heeft. Wanneer bepaalde toelatingseisen bestaan (bijv. leeftijd - of prestatiecriteria) dienen deze eerlijk en zonder aanzien des persoon toegepast te worden.

      • Respecteer de culturele bijzonderheden van de sporters, voor zover zij zelf of anderen daardoor geen onmiddellijke risico’s lopen.

         

   4. BEGELEIDING 

      De begeleider heeft de plicht zich zo goed mogelijk voor het welzijn, de ontwikkeling en het succes van de sporter in te zetten.

      Richtlijnen/uitgangspunten: 

      • Zorg voor een aangename, open en vertrouwensvolle sfeer tijdens de training en de wedstrijd, zodat de sporters zich goed voelen en hun individuele vaardigheden op een optimale manier kunnen ontplooien.

      • Plan zowel het training - en wedstrijdgebeuren als de daarbij behorende communicatieprocessen zo, dat de sporters hun vaardigheden en talenten op een zo goed mogelijke manier kunnen ontwikkelen en langdurig kunnen behouden.

      • Draag naar vermogen bij aan het welzijn van de sporters, zowel binnen de sport als (indien gewenst) ook buiten de sport.

      • Benader ook zieke en geblesseerde sporters met interesse en welwillendheid.

      • Richt je in het werk niet uitsluitend op succes. Blijf je ervan bewust dat je steeds ook een begeleidende en pedagogische taak vervult.

      • Werk vanuit het principe positief coachen. Dit heeft een bewezen positiever effect op sporters dan een negatieve inslag.

      • Wees steeds een voorbeeld in optreden, taalgebruik en nauwgezetheid.

      • Moedig jouw sporters aan om aan dezelfde maatstaven te voldoen.

      • Accepteer dat ook andere trainers en deskundigen voor de sporters van nut kunnen zijn. Indien mogelijk, accepteer dan dat sporters de diensten van andere experts gebruiken.

      • Als je kinderen en jongeren traint, pleeg dan regelmatig met hun ouders overleg over de (lichamelijke, geestelijke en sociale) uitwerkingen van het training - en wedstrijdprogramma.

      • Stel de ouders onmiddellijk in kennis als je (om welke redenen dan ook) over het welzijn van hun kinderen en jongeren bezorgd bent.

         

   5. SEKSUELE INTEGRITEIT 

      De begeleider moet zorgen voor een omgeving en sfeer waarbinnen de sporter zich veilig voelt (te bewegen). De begeleider onthoudt zich ervan de sporter te bejegenen op een wijze die de sporter in zijn waardigheid aantast, én verder in het privé-leven van de sporter door te dringen dan nodig is voor het gezamenlijke gestelde doel. Het gaat erom dat je je als begeleider niet onnodig indringt in het privé-leven van je sporter, bijvoorbeeld door er vragen over te stellen of een ‘afspraakje’ te maken. De begeleider onthoudt zich van elke vorm van seksueel (macht)misbruik of seksuele intimidatie tegenover de sporter. Je mag zijn specifieke situatie niet gebruiken voor doeleinden ten eigen nutte, die in strijd zijn met de verantwoordelijkheid voor de sporter of die de grenzen van de relatie overschrijden, zoals: 

      • bevrediging van eigen seksuele en/of agressieve verlangens;

      • een seksuele/erotisch geladen sfeer scheppen;

      • met seksueel gedrag ingaan op verliefde gevoelens, seksuele verlangens of fantasieën van de sporter. 

        In de (professionele) relatie met de sporter kunnen bij zowel sporter als trainer gevoelens ontstaan die zich niet verhouden met de relatie tot het trainen of begeleiden. Bijvoorbeeld verliefdheid.

        Seksuele handelingen en relaties tussen begeleider en sporter zijn niet acceptabel. In voorkomende gevallen dient de verhouding cq. relatie per direct verbroken te worden. 

        Seksuele handelingen en seksuele relaties tussen de begeleider en de jeugdige sporter tot 16 jaar zijn onder geen beding geoorloofd en worden beschouwd als seksueel misbruik.

        De begeleider mag de sporter niet op zodanige wijze aanraken dat de sporter en/of begeleider deze aanraking naar redelijke verwachting als seksueel of erotisch van aard zal ervaren, zoals doorgaans het geval zal zijn bij het doelbewust (doen) aanraken van geslachtsdelen, billen en borsten.

         Uitgangspunt is wat de sporter als seksueel intimiderend ervaart. Dat houdt in dat de beleving van de sporter centraal staat en leidend moet zijn.

         Bijvoorbeeld: 

      • bij begroeten of afscheid nemen te lang de hand vasthouden;

      • iemand naar je toe trekken om te kussen;

      • je tegen de sporter aandrukken;

      • andere ongewenste aanrakingen.

        Functionele aanrakingen zijn natuurlijk toegestaan. De begeleider zorgt er voor dat daar, waar lichamelijk contact noodzakelijk en functioneel is voor de sportbeoefening, dit contact (aanrakingen) nooit verkeerd – in de zin van seksueel – kan worden geïnterpreteerd.

         De begeleider onthoudt zich van seksueel getinte verbale intimiteiten. Je kunt hierbij denken aan: 

      • seksueel getinte opmerkingen en insinuaties, zoals grove taal en schuine moppen onder het mom van ‘dat moet kunnen’;

      • het stellen van niet-functionele vragen over het seksleven van je sporter. 

        De begeleider zal tijdens training(stages), wedstrijden en reizen gereserveerd en met respect omgaan met de sporter en met de ruimten waarin de sporter zich bevindt, zoals kleed - en hotelkamers. 

        Gereserveerd en met respect omgaan met de sporters betekent bijvoorbeeld dat: 

      • je met de sporter niet op één kamer slaapt;

      • je (bij voorkeur) de sporter niet alléén bij je thuis ontvangt. 

        Bij gereserveerd en met respect omgaan met de ruimten waarin je sporter zich bevindt, kan bijvoorbeeld gedacht worden aan het niet zonder noodzaak en zeker niet zonder aankondiging de kleed - of hotelkamer betreden. 

        De begeleider heeft de plicht de sporter te beschermen tegen schade en (macht)misbruik als gevolg van seksuele intimidatie. Daar waar bekend of geregeld is wie de belangen van de (jeugdige) sporter behartigt, is de begeleider verplicht met deze personen of instanties samen te werken opdat zij hun werk goed kunnen uitoefenen. 

        De begeleider zal de sporter geen (im)materiële vergoedingen geven met de kennelijke bedoeling tegenprestaties te vragen. Ook de begeleider aanvaardt geen financiële beloning of geschenken van de sporter die in onevenredige verhouding tot de gebruikelijke dan wel afgesproken honorering staan.

        Door een vergoeding kan de objectiviteit van het handelen van jou of je sporter in het gedrang te komen. Hierdoor kan een voedingsbodem ontstaan voor (seksuele) intimidatie en seksueel misbruik en andere vormen van ongewenst gedrag.
        
        

2. RELATIES BINNEN DE SPORT 

   1. VRIJWILLIGERSWERK - EN HVHW 

      De begeleider heeft de plicht om zijn/haar arbeid zo goed mogelijk in te zetten, bij te houden en te verbeteren. 

      Richtlijnen/uitgangspunten: 

      • Houd je aan de afspraken.

      • Zorg ervoor dat je geen contracten aangaat en geen afspraken maakt waarvan de inhoud tegen deze code ingaat.

      • Ga (binnen verenigings- of stichtingsverband) geen directe financiële relatie aan tussen sporter en begeleider.

      • Gedraag je loyaal tegenover HVHW.

      • Zorg in de omgang met jouw werk - en HVHW en haar leden voor een open, eerlijke en communicatieve sfeer.

      • Maak gebruik van bijscholingsmogelijkheden om jouw vaardigheden en kennis op peil te houden.

      • Pretendeer geen kwalificatieniveau dat je niet hebt.

         

   2. MEDEWERKERS (ploegleiders, trainers, artsen, fysiotherapeuten, masseurs, begeleiders etc). 

      De begeleider heeft de plicht om aan alle medewerkers, alsook de ouders bij minderjarige sporters, de informatie te verstrekken die voor een goed functioneren noodzakelijk is. 

      Regels: 

      • Zorg ervoor dat in het team van medewerkers een communicatieve en efficiënte sfeer heerst.

      • Sta jouw medewerkers met raad en daad bij.

         

   3. COLLEGA-BEGELEIDERS / (assistenten) 

      De begeleider heeft de plicht om de werksfeer van de mede vrijwilliger niet aan te tasten en zijn bijdrage aan de belangen van de beroepsgroep te leveren.

       Regels: 

      • Onderhoud met andere begeleiders collegiale en door wederzijds respect bepaalde relaties.

      • Werk niet met sporters van een andere begeleider samen, tenzij de andere begeleider zijn toestemming heeft gegeven.

      • Zet je naar vermogen in voor de belangen van jouw groep.

      • Werk op een open en transparante manier om andere begeleiders aan te moedigen hun bijdrage aan de ontwikkeling van het begeleiden te leveren.

         

   4. ALLE SPORTBETROKKENEN 

      De begeleider heeft de plicht om alle sportbetrokkenen fair te behandelen en zich voor een fair gedrag en de belangen van de sport in te zetten.

       Regels: 

      • Werk volgens de geest en regels van de sport.

      • Treed steeds als waardig vertegenwoordiger van de sport op.

      • Spoor jouw sporters aan tot een adequate omgang met de regels.

      • Spoor jouw sporters aan tot een respectvol en fair omgaan met de tegenstander.

      • Spoor jouw sporters aan tot een respectvol en fair omgaan met de scheidsrechters, starters, juryleden, etc.

      • Draag met jouw kennis en ervaring aan de verdere ontwikkeling van de sport bij.

      • Sta positief tegenover acties van de sport om nieuwe leden te werven.

      • Spoor jouw sporters aan tot een respectvol en fair omgaan met allen die betrokken zijn bij het organiseren en leiden van trainingen, wedstrijden, testen, demonstraties, tochten en shows.

         

   5. OVERIGE BETROKKENEN (SPONSORS, JOURNALISTEN, EN OVERIGEN VAN HET PUBLIEKE DOMEIN) 

      • Zorg er voor dat je geen contracten aangaat en geen afspraken maakt met overige betrokkenen waarvan de inhoud tegen deze code ingaat.

      • Verstrek ware en voldoende informatie aan derden zo lang daardoor geen rechten van anderen geschaad worden.

      • Treed betrokkenen met respect en eerbied tegemoet.

      • Zorg dat je van sociale en politieke vraagstukken op de hoogte bent en besef in hoeverre jouw sport kan bijdragen aan gemeentelijke, regionale en landelijke projecten.

      • Overleg bij twijfel of aarzeling met de achterban (bijvoorbeeld bestuur van vereniging en/of bond)

         

3. OMSTANDIGHEDEN EN PROFESSIONELE STANDAARD 

   1. ADEQUATE OMSTANDIGHEDEN 

      De begeleider heeft de plicht om binnen de grenzen van het voor hem mogelijke zijn omgeving zo efficiënt, maar ook zo aangenaam mogelijk vorm te geven.

      Regels: 

      • Zorg ervoor dat je geen verplichtngen aangaat en geen afspraken maakt die een beperking opleveren in het uitvoeren van je taken.

      • Tracht zoveel mogelijk je onafhankelijkheid te bewaren.

         

   2. INZET 

      De begeleider heeft de plicht er op te letten dat zijn inzet niet de persoonlijke capaciteitsgrens overstijgt. Regels:

      • Neem slechts zoveel taken en verplichtingen op je, dat je ze kunt vervullen zonder het risico van fysieke, psychische of sociale beschadigingen.

      • Leef zo dat jouw inzet en plezier in stand blijven.

      • Neem geen verantwoordelijkheden voor taken waar je niet gekwalificeerd voor bent.

         

   3. DESKUNDIGHEID 

      De begeleider heeft de plicht om zijn deskundigheid op peil te houden. Regels:

      • Zorg voor een kwalificatieniveau passend bij het niveau waarop je begeleidt.

      • Maak regelmatig een kritische en eerlijke zelfanalyse.

      • Moedig andere mensen aan om jouw handelen op een constructieve manier te bekritiseren en ga met deze kritiek eerlijk om.

      • Toets je vereiste deskundigheid aan het vereiste peil/niveau door regelmatig overleg met collega’s en/of bestuursleden.

         

   4. EVALUATIE 

Evalueer jaarlijks binnen HVHW en/of team met begeleiders en/of sporters tevredenheid over sporttechnisch en bejegeningsaanbod van de trainer/begeleider en de kwaliteit van de accommodaties en geef verbeteringen aan.

ONDERTEKENING REGLEMENT GEDRAGSCODE TRAINERS, COACHES EN BEGELEIDERS

 Naam :

 Roepnaam :

 Geboortedatum :

 Geboorteplaats :

 Adres :

 Postcode :

 Woonplaats :

 Vereniging :

 Niveau trainer/begeleider :

Verklaart hierbij akkoord te gaan met bovenstaande gedragscode met bijbehorende gedragsregels.

Handtekening……………………… Plaats…………………………………... Datum…………………………………..

10

Gedragsregels begeleiders bij HVHW
behorende bij de

Gedragscode HVHW versie: 16 maart 2019

1. De begeleider moet zorgen voor een omgeving en een sfeer waarbinnen de sporter zich veilig kan voelen.

2. De begeleider onthoudt zich ervan de sporter te bejegenen op een wijze die de sporter in zijn waardigheid aantast, én verder in het privéleven van de sporter door te dringen dan nodig is in het kader van de sportbeoefening.

3. De begeleider onthoudt zich van elke vorm van (machts)misbruik of seksuele intimidatie tegenover de sporter.

4. Seksuele handelingen en seksuele relaties tussen de begeleider en de jeugdige sporter tot zestien jaar zijn onder geen beding geoorloofd en worden beschouwd als seksueel misbruik.

5. De begeleider mag de sporter niet op een zodanige wijze aanraken dat de sporter en/of de begeleider deze aanraking naar redelijke verwachting als seksueel of erotisch van aard zal ervaren, zoals doorgaans het geval zal zijn bij het doelbewust (doen) aanraken van geslachtsdelen, billen en borsten.

6. De begeleider onthoudt zich van (verbale) seksueel getinte intimiteiten via welk communicatie middel dan ook.

7. De begeleider zal tijdens training(stages), wedstrijden en reizen gereserveerd en met respect omgaan met de sporter en met de ruimte waarin de sporter zich bevindt, zoals de kleedkamer of de hotelkamer.

8. De begeleider heeft de plicht -voor zover in zijn vermogen ligt -de sporter te beschermen tegen (machts)misbruik of seksuele intimidatie door anderen tijdens het sporten schade en (machts)misbruik als gevolg van seksuele intimidatie. Daar waar bekend of geregeld is wie de belangen van de (jeugdige) sporter behartigt, is de begeleider verplicht met deze personen of instanties samen te werken, opdat zij hun werk goed kunnen uitoefenen.

9. De begeleider zal de sporter geen (im)materiële vergoedingen geven met de kennelijke bedoeling tegenprestaties te vragen. Ook de begeleider aanvaardt geen financiële beloning of geschenken van de sporter die in onevenredige verhouding tot de gebruikelijke dan wel afgesproken honorering staan.

10. De begeleider zal er actief op toezien dat deze regels worden nageleefd door iedereen die bij de sporter is betrokken. Indien de begeleider gedrag signaleert dat niet in overeenstemming is met deze gedragsregels zal hij de daartoe noodzakelijke actie(s) ondernemen op basis van de gedragscode van de vereniging HVHW.

In die gevallen waarin de gedragsregels niet (direct) voorzien, ligt het binnen de verantwoordelijkheid van de begeleider in de geest hiervan te handelen.

PRIVACYBELEID VAN HVHW

Dit privacybeleid is van toepassing op alle persoonsgegevens die HardrijVereniging Den Haag Westland (hierna: “HVHW”) verwerkt van haar leden, trainers, coaches, bestuurders, vrijwilligers en/of andere geïnteresseerden.
HVHW hecht veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. In dit Privacybeleid willen we transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. HVHW houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
• Persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt;
• Verwerking beperken tot enkel die persoonsgegevens welke minimaal voor een doel nodig zijn;
• Vragen om jouw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking;
• Passende technische en organisatorische maatregelen nemen voor de beveiliging van persoonsgegevens;
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan derden, tenzij nodig voor uitvoering van een afgesproken doel;
• Op de hoogte zijn van jou rechten omtrent je persoonsgegevens, je hierop willen wijzen en deze respecteren.

Indien je lid wordt van HVHW, deelneemt aan een activiteit die door HVHW wordt georganiseerd, toezegt om als vrijwilligers ingezet te worden bij de activiteiten van de vereniging, of om een andere reden persoonsgegevens aan HVHW verstrekt, geef je uitdrukkelijk toestemming om je persoonsgegevens in lijn met dit privacybeleid te verwerken.

1. Verantwoordelijke
Verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens is het bestuur van HVHW te bereiken via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.. De functionaris leden is bereikbaar via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. of via 070 – 3873898.

2. Welke gegevens verwerkt HVHW en voor welk doel?
2.1 In het kader van het lidmaatschap en/of activiteiten worden de volgende persoonsgegevens verwerkt:
a. Voor- en achternaam, geboortedatum, geboorteplaats, geslacht
b. Adresgegevens eventueel postadres
c. Telefoonnummer(s), e-mailadres(sen), bankrekeningnummer(s)
d. KNSB-relatienummer, wedstrijdlicentienummers
e. Foto- en videoregistraties
f. Sportieve prestaties & schaats-technische gegevens
g. Overige persoonskenmerken die nodig kunnen zijn zoals bv Cookies, sociale media accounts

2.2 HVHW verwerkt de hierboven genoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
a. je naam, KNSB-relatienummer adres, telefoonnummer en e-mailadres worden gebruikt voor contact over het lidmaatschap en de eventuele opzegging daarvan, aan- en afmelden tbv abonnementen & certificeringen van derde instanties (in het bijzonder de KNSB), voor de verstrekking van de door jou aangevraagde informatie of het afhandelen van de van jou verkregen informatie,
b. je naam, adresgegevens en telefoonnummer worden gebruikt voor het versturen van uitnodigingen en informatie over diensten en activiteiten van HVHW;
c. je naam en bankrekeningnummer worden gebruikt om betalingen van het lidmaatschapsgeld, cursussen, trainingen, bestellingen, afgenomen diensten af te wikkelen; of in voorkomend geval uit naam van HVHW gemaakte kosten op declaratiebasis te vergoeden.
d. Sportieve gegevens met betrekking tot trainingen (o.a. beheersing schaatstechniek, inzet, ambitie, motivatie en aanwezigheid) worden gebruikt om de diverse HVHW-trainingsgroepen in te delen.
e. Sportieve gegevens met betrekking tot trainingen en wedstrijden (o.a. resultaten, (ronde)tijden, tactische en technische prestaties), lichamelijke gesteldheid (gezondheid, blessures) en testen (o.a. hartslagzones, vermogen etc), worden gebruikt om trainingen inhoudelijk te plannen en bij te sturen, en je tijdens wedstrijden te coachen.
f. Publicatie van volledige uitslagen van onder HVHW-auspiciën georganiseerde wedstrijden (o.a. clubkampioenschap) alsmede foto’s van podia en sfeerbeelden.
g. Foto- en videoregistraties van trainingen en wedstrijden ten behoeve van individuele (video)analyse van sporters (opt-in).
h. Sportieve resultaten waaronder Persoonlijke Records op diverse afstanden worden gebruikt om aantrekkelijke activiteiten te organiseren zoals clubkampioenschappen.
i. Aansprekende en bijzondere sportieve prestaties zoals clubrecords en resultaten bij grote wedstrijden (zoals NK, EK, WK, Olympische Spelen) worden op de website van HVHW gepubliceerd en kunnen worden gebruikt voor ledenwerfacties en om HVHW als leukste en snelste Hardrij Vereniging van Zuid-Holland in het algemeen te promoten.
j. Sociale media accounts (zoals whatsapp, facebook, strava) kunnen worden gebruikt om actuele informatie met betrekking tot trainingen, wedstrijden en activiteiten met elkaar te delen (o.a. wel of niet doorgaan van een training bij verwacht slecht weer, afmeldingen, etc), of verslag te doen van een activiteit.
Lidmaatschap van deze sociale mediaplatformen vallen onder je eigen verantwoordelijkheid (opt-in). HVHW gaat er derhalve van uit dat je op de hoogte bent van de specifieke privacy bepalingen van deze media.
k. Om onze digitale dienstverlening te verbeteren kunnen we op onze website gebruikmaken van bijv. Cookies, je IP-gegevens.
l. Je naam kan gebruikt worden voor de registratie en publicatie op de HVHW-website als erelid en/of lid van verdienste (met jou instemming / opt-in). Dit betreft dan tevens een gratis én doorlopend lidmaatschap.

2.3 Voor de leden van de HVHW-selecties (bijv. topsportgroep, opleidingsgroep) kunnen - in lijn met het HVHW-privacybeleid – aanvullende afspraken noodzakelijk zijn mbt. het verstrekken, monitoren, analyseren, en gebruiken van persoonsgegevens. Deze afspraken zullen zo mogelijk jaarlijks éénmalig bij toetreding tot een selectie worden vastgelegd (opt-in).

2.4 HVHW stelt het op prijs om bijv. in het kader van een verenigingsjubileum in contact te kunnen blijven met haar oud-leden, oud-bestuurders, en voormalige trainers en juryleden. Bij het beëindigen van het lidmaatschap en/of de actieve betrokkenheid bij de vereniging bieden we de mogelijkheid (opt-in) om je naam, actieve periode en evt. contactgegevens te laten registreren in het HVHW Alumni-bestand.

2.5 Je naam en telefoonnummer wordt tot uiterlijk een jaar na afloop van het lidmaatschap gebruikt om je te vragen naar je ervaringen met HVHW en je te informeren over de ontwikkelingen van HVHW.

2.6 E-mail berichtgeving (opt-out): HVHW gebruikt je naam en e-mailadres om je haar e-mail nieuwsbrieven met informatie over activiteiten, diensten en andere interessante informatie over het lidmaatschap van de vereniging te doen toekomen. Afmelding voor deze mailings is te allen tijde mogelijk via een verzoek aan Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. .

3. Bewaartermijnen
3.1 HVHW verwerkt en bewaart je persoonsgegevens gedurende de duur van je lidmaatschap en daarna nog twee jaar. Daarna alleen in de financiële administratie voor 7 jaar. Aansluitend worden de persoonsgegevens met in achtneming van het onderstaande vernietigd.

3.2 Een registratie als Alumnus geldt minimaal tot en met het eerstvolgende HVHW-jubileum én tenminste 10 jaar. Er kan te allen tijde een verzoek gedaan worden om deze registratie te verwijderen of te verlengen.

3.3 Publicatie van het erelidmaatschap en/of lid van verdiensten op de HVHW-website kan ten alle tijden weer ingetrokken worden via een verzoek aan Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. .

3.4 Registratie en publicatie van een clubrecord blijft in principe van kracht zolang de vereniging bestaat en zolang dit niet verbeterd wordt, dus ook na beëindiging van je lidmaatschap. Er kan te allen tijde via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. een verzoek gedaan worden om de registratie van het record (en daarmee ook de publicatie daarvan) te laten vervallen.

4. Beveiligingsmaatregelen
4.1 HVHW treft passende maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang, publicatie en onrechtmatige verwerking. Zo zorgen wij ervoor dat:
a. alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot persoonsgegevens;
b. de toegang tot de persoonsgegevens afgeschermd is;
c. onze veiligheidsmaatregelen regelmatig gecontroleerd worden;
d. wij back-ups maken van persoonsgegevens tbv. herstel bij fysieke of technische incidenten;
e. onze medewerkers geïnformeerd zijn over het belang van bescherming en geheimhouding van persoonsgegevens.

4.2 Zonder jou toestemming verstrekt HVHW je persoonsgegevens alleen aan derden als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de Overeenkomst die HVHW met jou heeft, tenzij de vereniging wettelijk verplicht is om jouw persoonsgegevens te verstrekken aan deze derden.

4.3 Wij geven nooit persoonsgegevens door aan derde partijen waarmee geen verwerkersovereenkomst is afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

4.4 Indien je als minderjarige wenst te registreren dien je hiertoe expliciete toestemming van je ouder of voogd te overleggen.

4.5 De HVHW-website kan links naar andere websites bevatten. Dit Privacybeleid is alleen van toepassing op de websites van HVHW. Andere websites kunnen hun eigen privacybeleid hanteren. HVHW raadt u aan om voor het gebruik van andere websites altijd de betreffende privacyverklaring van die websites te raadplegen.

5. Inzagerecht, rectificatie, verwijdering, vragen en klachten
5.1 Via de ledenadministratie van HVHW kan je een verzoek indienen om je persoonsgegevens in te zien, te ontvangen, te wijzigen of te verwijderen. HVHW zal je verzoek in behandeling nemen en je, binnen een maand na ontvangst hierover informeren

5.2 Indien je bezwaar wilt maken tegen de (verdere) verwerking van je persoonsgegevens als bedoeld in artikel 2, kan je eveneens contact opnemen met de ledenadministratie. Hieraan zijn dan wel consequenties verbonden zoals bijvoorbeeld uitsluiting van deelname aan bepaalde activiteiten of beëindiging van het lidmaatschap van HVHW.

5.3 Indien je klachten hebt over de wijze waarop HVHW je persoonsgegevens verwerkt of je verzoeken behandelt, kan je contact opnemen met het bestuur via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. .
Op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) heb je bovendien het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens over onze verwerkingen van jouw persoonsgegevens.

5.4 Eventuele andere vragen of opmerkingen over het privacybeleid kunnen worden gericht aan ons bestuur.

6. Wijzigingen
Dit privacybeleid kan worden gewijzigd. De wijzigingen worden via de Website bekend gemaakt. Wij adviseren je om regelmatig het privacybeleid te bekijken.